سیستم اتوماسیون اداری

امنیت، سرعت و سادگی در گردش مکاتبات سازمانی

سيستم اتوماسيون ادارى گاما


هنگام جستجوى عباراتى مانند "اتوماسيون ادارى"، "سيستم مكاتبات ادارى" يا تركيب واژگانى از اين قبيل در سايت هاى اينترنتى، در مرحله ى اول با انبوه گيج كننده اى از سيستم هاى به اصطلاح تحت وب و نرم افزارهاى گردش مكاتبات ادارى مواجه مى شويم كه هر كدام رنگ و لعابى خاص دارند و به نوبه ى خود جلب توجه مى كنند. در هركدام كه ريز مى شويم، ويژگى هايى بيان مى كنند كه هرچه فكر مى كنيم حتى از نيازهاى ما هم فراتر رفته است. نيازهايى از قبيل "قابليت اجرا بر روى هرگونه موبايل و تبلت"، "دسترسى آفلاين، هرجا و هر زمان"،"محدوديت دسترسى تا جزئى ترين موارد" و... . آنقدر اين تبليغات چشم و گوش و صفحات اينترنتى را پر مى كند كه كمتر كسى حتى زمانى براى ادامه ى جستجو مى يابد. اما آيا اين نرم افزارهاى خوش آب و رنگ به راستى حتى نيازهاى اوليه ى ما را به سادگى اجابت مى كنند؟


 اگر صفحات جستجو را كمى پيش ببريم، به مقالات جالبى مى رسيم كه در انتقاد به همان صفحات اول نوشته شده و اگر در آن ها دقت كنيم، مطالبى تأمل برانگيز براى گفتن دارند. مطالبى كه حاكى از كهنگى روش هاى مورد استفاده در عين نمايشى ظاهرا مدرن هستند.


نظام مكاتبات ادارى در ابتدا با سيستم نامه نگارى كاغذى و بايگانى هاى فيزيكى آغاز به كار كرد. به تدريج و با گسترش فناورى و ورود همه جانبه ى سيستم هاى الكترونيكى به تمام زواياى زندگى انسان، نظام مكاتبات ادارى نيز از اين پيشرفت فناورى بى نصيب نماند و در تمام جهان همگام با فناورى اطلاعات پيشرفت كرد. در كشور ايران هم ورود تكنولوژى، سيستم مكاتبات ادارى را به سمت روش هاى الكترونيكى پيش برد، اما اين تحولات تنها در ابزار مكاتبات و نه در شيوه ى مكاتبات انجام گرفت. به صورتى كه نحوه ى مكاتبات، همان شيوه ى نامه نگارى كاغذى بود و فقط ابزار ارتباط با آن به صورت الكترونيك در آمده بود. در صورتى كه در ساير كشورهاى جهان (اعم از توسعه يافته و در حال توسعه) روش مكاتبات نيز با پيشرفت تكنولوژى اصلاح گرديد و نظامى بر پايه ى مكاتبات كامپيوترى شكل گرفت. در ايران ظاهر مكاتبات الكترونيكى شد اما حتى ظواهر نامه نگارى كاغذى نيز در سيستم هاى به ظاهر جديد حفظ شد تا آنجا كه همچنان از تصوير امضا در نامه هاى الكترونيكى و اخيرا از امضا به وسيله ى قلم نورى استفاده مى شود كه اين مطلب شيوه ى سنتى مكاتبات را نشان مى دهد.


در تمام جهان، شيوه ى مكاتبات ادارى (درون سازمانى و برون سازمانى) با پيشرفت تكنولوژى تغيير يافت و بر پايه ى ايميل (e-mail) از نو طراحى شد كه هم اكنون در تمام كشورها رايج و مورد اعتماد است. اين سيستم بر اساس پست الكترونيك و يكپارچه با ساير سيستم هاى مورد استفاده در سازمان ها و ادارات ساخته شده است و براى كاربران سهولت و سرعت استفاده را در محيطى امن و البته سازگار با محيط زيست فراهم مى كند.


با نگاهى نو به سيستم مكاتبات ادارى و بهره گيرى از پيشرفته ترين و پركاربردترين نرم افزارهاى روز دنيا، در شركت گاما به نظامى دست يافته ايم كه تحولى بزرگ در جهت سهولت و سرعت بخشيدن به انجام امور ادارى ايجاد خواهد كرد:


سيستم اتوماسيون ادارى گاما، كه با تفكرى متفاوت و بازآفرينى نظام مكاتبات از نقطه ى آغاز شكل گرفته است، از محبوبترين نرم افزارهاى انجام امور ادارى يعنى Microsoft Office براى ايجاد بسترى يكپارچه براى انجام مكاتبات ادارى استفاده مى كند. كاربران ادارى امروزه با نرم افزارهاى MS Office  آشنايى گسترده اى دارند و به همين سبب، براى استفاده از سيستم اتوماسيون ادارى گاما نيازى به آموزش جديد و پيچيده اى نخواهند داشت. اعضاى ادارات عموما براى انجام مكاتبات شخصى خود، از نرم افزار پركاربرد و جامع MS Outlook  استفاده مى كنند زيرا اين نرم افزار در عين سادگى در استفاده، قابليت هاى بيشمارى را ارائه مى كند. بر همين اساس، MS Outlook  به عنوان بستر قدرتمند نظام مكاتبات ادارى گاما انتخاب شده است، كه اين امر قابليت انجام مكاتبات شخصى و رسمى و همچنين مديريت مسئوليت ها، زمان بندى ها و تماس ها را در فضايى واحد و در همان رابط كاربرى نرم افزار MS Outlook به كاربر مى دهد. همچنين، سيستم مكاتبات ادارى گاما با تمامى مجموعه MS Office به صورت يكپارچه عمل مى كند، به اين صورت كه براى گردش مكاتبات از سيستم پرقدرت و محبوب MS Exchange، براى مديريت مركزى و گزارشات از سرويس پيشرفته ى MS Sharepoint و براى طبقه بندى ها و چارت سازمانى از ساختار Active Directory استفاده مى كند. همچنين به دليل استفاده از فضاى MS Outlook، اين نرم افزار به صورت كاملا درونى با نرم افزارهاى مشهور MS Word، MS Powerpoint و MS Excel كار مى كند. رابط كاربرى اين نرم افزار، به سبب يكپارچگى با MS Outlook، از به روزترين و مناسب ترين روابط كاربرى كه بر اساس ويژگى هاى روانشناسى و ارگونوميك انسان طراحى شده است بهره مى برد و اين امر، سهولت استفاده و احساس امنيت براى كاربر را به صورت گسترده ايجاد مى نمايد. سيستم مكاتبات ادارى گاما، با آخرين تغييرات MS Office  به روز مى شود و از اين رو با فناورى و پيشرفت روز دنيا همگام خواهد بود.


همچنين، اين نرم افزار از طريق رابط كاربرى تحت وب MS Outlook قابل استفاده است و اين امر، دسترسى در همه جا و همه زمان را بدون نياز به تنظيمات خاص و تنها از طريق مرورگر اينترنت براى كاربران فراهم مى كند.


ما از تجربه هاى جهانى در توليد سيستم مكاتبات گاما استفاده مى كنيم، تجربه هايى كه سالهاست در سطح اول جهان به كار گرفته مى شوند و فضايى امن، قابل اعتماد و پرقدرت را در اختيار كاربران قرار مى دهد.

مشخصات کلی سیستم:

  • یکپارچگی با ایمیل داخلی مبتنی بر Outlook و Exchange
  • آرشیو نامه ها در Microsoft Sharepoint
  • امکان ثبت نامه های وارده (نامه هایی که از خارج از سازمان دریافت میشود)
  • امکان ثبت نامه های صادره (نامه هایی که از داخل سازمان به خارج از آن به صورت رسمی ارسال میشود)
  • امکان ثبت نامه های داخلی (نامه های رسمی که از داخل سازمان به داخل سازمان ارسال میشود)
  • تعریف تعداد نامحدودی دبیرخانه
  • امکان ایجاد نامه رزرو بر اساس نوع نامه (داخلی، صادره) و تبدیل آن به نامه واقعی در زمان مقتضی
  • اطلاع رسانی به اشخاص مرتبط (سفارش دهنده نامه صادره یا داخلی، گیرنده نامه وارده) بوسیله ایمیل به طور خودکار
  • مدیریت اسکن (اسکن اسناد از داخل محیط Outlook، تبدیل اسناد چند صفحه ای به Pdf، تنظیم دقت اسکن و فرمت تصویری، Import سایر تصاویر از قبل اسکن شده و ...)
  • مدیریت کد رهگیری
  • ایجاد کد رهگیری و چاپ آن بر رو بارکد در دو نسخه به منظور تسهیل پیگیری نامه توسط ارباب رجوع
  • امکان خواندن آن توسط Barcode Reader در داخل نرم افزار و جستجو بر اساس کد رهگیری
  • جستجوی بسیار پیشرفته (بر اساس کد رهگیری، موضوع، محدود تاریخ، متن نامه، دسته بندی، کلاسه، گیرنده های درون سازمانی یا برون سازمانی، توضیحات، متن نامه و ...)
  • ردیابی نامه های مرتبط در جستجو
  • جستجو در Microsoft Sharepoint و امکان تعریف نماهای مختلف و دستیابی به برخی آمارها (مثلا بر اساس نامه های ثبت شده در یک روز، یا نامه های ثبت شده توسط هر یک از کارمندهای دبیرخانه و ...)
  • اجرای گردش کار در صورت نیاز بر اساس هر یک از مشخصات نامه ها
  • آرشیو سالیانه یا چند ساله نامه ها و اسناد توسط Record Management
  • امکان ردیابی نامه های مرتبط با یکدیگر (پاسخ داده شده، Forward شده و ...) در Outlook
  • امکان ارسال کلیه نامه ها به یک Mailbox خاص یا Public Directory در Exchange به منظور آرشیو یا جستجو توسط Outlook
  • کنترل دسترسی به نامه ها توسط Exchange و Sharepoint
  • امکان تغییر مسیر حرکت نامه ها توسط Role های Outlook یا Exchange در شرایط خاص (عدم حضور گیرنده)
  • بهره برداری از کلیه امکانات دسته بندی و جستجوی Outlook
  • ارائه نسخه Light بدون نیاز به زیرساخت Exchange برای سازمانهای کوچک که امکان خریداری و نصب سرور Exchange را ندارند.
  • امکان ارسال و دریافت فکس توسط سیستم با سرویس ابری (Cloud)
  • امکان ارسال و دریافت پیامک شخصی و گروهی توسط سیستم با سرویس ابری (Cloud)
  • امکان برقراری فکس مرکزی و متمرکز بر روی سرور Exchange با امکان ارسال فکس از داخل محیط Outlook به صورت ایمیل برای همه کاربران و امکانات بسیار متعدد دیگر
  • امکان افزودن یا حذف مجوز ارسال پیامک و فکس برای یک کاربر خاص
  • امکان تبدیل فکس های دریافتی به ایمیل
  • امکان تبدیل پیامک های دریافتی به ایمیل
  • امکان تبدیل مستقیم ایمیل به نامه رسمی "وارده" ، "صادره" و "داخلی"
  • افزودن نسخه Client با امکان دادن مجوز ردیابی نامه شخص، برای یک کاربر خاص غیر از کاربر دبیرخانه
  • و ...